Quem pede orçamentos de software pela primeira vez costuma receber documentos muito diferentes para o mesmo pedido: um com uma linha e um valor, outro com vinte páginas de tecnologia e nenhum preço por rubrica, um terceiro com horas estimadas que ninguém sabe se vão chegar. Comparar assim é quase impossível.
Este artigo mostra o que um orçamento de software à medida deve detalhar, com um exemplo linha a linha, para que consiga ler qualquer proposta, a nossa ou a de outra empresa, e perceber o que está de facto a comprar.
Resposta curta
Um orçamento de software à medida deve separar, no mínimo, estas rubricas:
- Levantamento e desenho do sistema
- Desenvolvimento, dividido por módulos
- Integrações com os sistemas que a empresa já usa
- Migração de dados
- Testes
- Formação e arranque
- Suporte incluído depois da entrega
- Custos recorrentes, mesmo os que não são pagos ao fornecedor
E deve dizer, para cada uma, o que fica de fora. Em valores, um primeiro módulo de software de gestão à medida situa-se tipicamente entre 15.000€ e 30.000€, um sistema de gestão com vários módulos entre 30.000€ e 60.000€, e uma plataforma central do negócio a partir de 60.000€. Se a empresa já tiver um protótipo funcional feito com IA, o levantamento e o desenho encolhem e o valor baixa, como explicamos mais abaixo.
As rubricas, uma a uma
| Rubrica | O que deve incluir | O que perguntar |
|---|---|---|
| Levantamento e desenho | Conversas com quem usa o processo, mapa das regras e exceções, ecrãs desenhados e validados antes de programar | Vou ver e aprovar os ecrãs antes de começarem a programar? |
| Desenvolvimento por módulo | Cada módulo com o que faz, por exemplo "encomendas", "faturação", "área de cliente" | O que acontece se um módulo crescer a meio? |
| Integrações | Cada sistema ligado (ERP, faturação, email, portais) e em que sentido passam os dados | O sistema antigo tem forma de ligação pronta ou é preciso trabalhar sobre a base de dados? |
| Migração de dados | Que dados passam, de onde, quantos anos de histórico, quem limpa os duplicados | Quem valida que os dados chegaram certos? |
| Testes | Testes com casos reais do negócio, não só com dados de exemplo | Com que dados vão testar? |
| Formação e arranque | Sessões com a equipa, período em que o sistema novo e o antigo correm lado a lado | Quanto tempo acompanham a equipa nas primeiras semanas? |
| Suporte incluído | Duração, o que cobre (erros, dúvidas) e o que não cobre (funcionalidades novas) | O que custa depois de terminar o período incluído? |
| Custos recorrentes | Alojamento, licenças de terceiros, manutenção | Em nome de quem ficam as contas de alojamento? |
Repare que nenhuma destas rubricas é sobre tecnologia. A linguagem de programação e a base de dados interessam à equipa que constrói. A si interessa saber o que o sistema faz, com o quê se liga e o que acontece quando corre mal.
Um exemplo linha a linha
Para tornar isto concreto, eis um orçamento ilustrativo para uma empresa de distribuição que quer substituir as folhas de cálculo de encomendas por um primeiro módulo à medida, ligado ao programa de faturação que já usa. Os valores são um exemplo dentro dos intervalos que publicamos, não uma proposta real.
| Rubrica | Detalhe | Valor |
|---|---|---|
| Levantamento e desenho | 2 semanas: entrevistas com comercial e armazém, regras de preço por cliente, ecrãs validados | 3.000€ |
| Módulo de encomendas | Registo, estados, preços e descontos por cliente, alertas de stock | 9.500€ |
| Área de cliente | Clientes consultam encomendas e faturas e repetem encomendas antigas | 4.500€ |
| Integração com a faturação | Envio da encomenda aprovada para faturação e leitura do estado de pagamento | 3.000€ |
| Migração de dados | Clientes, artigos e 2 anos de encomendas a partir das folhas atuais | 1.500€ |
| Testes com casos reais | Encomendas reais do último mês repetidas no sistema novo | 1.500€ |
| Formação e arranque | 3 sessões e 2 semanas com os dois sistemas em paralelo | 1.000€ |
| Total do projeto | Preço fechado, pago em três marcos | 24.000€ |
| Suporte incluído | 3 meses depois da entrega | Incluído |
| Alojamento | Conta da empresa, na União Europeia | 50€ a 150€ por mês, estimativa |
| Manutenção depois do suporte | Correções, atualizações de segurança, pequenas melhorias | Opcional, sob proposta |
Três coisas a reter deste exemplo. O desenvolvimento é a maior parte, mas fica longe de ser tudo: levantamento, integração, migração, testes e arranque somam quase metade. A integração aparece numa linha própria, porque é aí que mais projetos derrapam, sobretudo quando do outro lado está um sistema antigo que ninguém quer tocar. E os custos mensais estão escritos, apesar de o alojamento ser pago diretamente ao fornecedor de cloud.
E se já trouxer um protótipo feito com IA?
Cada vez mais empresas chegam à primeira conversa com uma aplicação a funcionar. Alguém da equipa abriu o ChatGPT, o Claude, o Gemini, o Lovable ou o Cursor e, ao fim de algumas tardes, tem um registo de encomendas, um portal para clientes ou um painel que junta números que viviam em cinco folhas de cálculo. Não está pronto para ser usado pela empresa toda, mas o protótipo não está errado, está incompleto.
Para o orçamento, isto é uma boa notícia. O protótipo responde a boa parte das perguntas que o levantamento existe para responder: que ecrãs são precisos, que dados se guardam, que regras e exceções o processo tem. Quem o fez já sabe o que quer, e isso vê-se a funcionar, não num documento. O resultado é que a rubrica de levantamento e desenho encolhe, há menos risco de mal-entendidos a meio do projeto, e parte dos ecrãs e das regras pode ser aproveitada no desenvolvimento.
No exemplo acima, uma empresa que trouxesse o registo de encomendas já desenhado num protótipo poderia ver o levantamento passar de 3.000€ para cerca de metade, e o módulo de encomendas ficar mais barato por partir de ecrãs e regras já validados. Os valores continuam a ser ilustrativos, mas a lógica é esta: paga-se menos pela parte que o cliente já fez.
O que o protótipo não elimina são as rubricas que nenhum protótipo traz, porque não foi feito para isso:
- contas de acesso individuais, em que cada pessoa só vê o que lhe é permitido;
- dados reais numa base de dados própria, com cópias de segurança testadas;
- ligação ao ERP, à faturação ou ao CRM;
- testes com casos reais e registo do que aconteceu quando alguém diz que deu erro.
Por isso, um bom orçamento para quem traz um protótipo tem uma linha a mais: o que se aproveita e o que se refaz. Deve dizer que ecrãs, dados e regras passam para o sistema final e o que tem de ser construído de novo. Para um âmbito delimitado, levar uma aplicação feita com IA a produção situa-se tipicamente entre 7.500€ e 15.000€ numa primeira versão.
Se tiver um protótipo, não precisa de o arrumar antes de pedir orçamento. Um link, uma gravação de ecrã de dois minutos ou umas capturas chegam para a primeira conversa.
O que fica de fora, e deve estar escrito
Os custos que mais surpreendem depois de assinar são quase sempre os mesmos:
- Alojamento: servidores, base de dados e cópias de segurança. Num sistema de gestão de dimensão média fica tipicamente entre algumas dezenas e algumas centenas de euros por mês.
- Licenças de terceiros: envio de email e SMS, mapas, assinatura digital, modelos de IA. São pagas ao uso e crescem com o volume. Se o sistema usar IA, veja quanto custa manter IA a funcionar numa empresa.
- Manutenção depois do período incluído: atualizações de segurança e correções continuam a ser precisas, mesmo que ninguém peça nada novo.
- Alterações fora do âmbito: o que se descobre a meio e não estava no levantamento. Um bom orçamento diz como são tratadas e a que preço.
Se a proposta não fala de nenhuma destas coisas, não quer dizer que não existam. Quer dizer que vai descobri-las mais tarde.
Preço fechado ou por horas
Com preço fechado, quem constrói assume o risco de o trabalho levar mais tempo do que o previsto, desde que o âmbito não mude. Para isso precisa de perceber bem o processo antes de dar um número, e é por isso que um preço fechado sério quase nunca aparece na primeira reunião.
Com orçamento por horas, paga o tempo efetivamente gasto. Pode fazer sentido quando o problema ainda não está claro, mas o risco das derrapagens passa para o seu lado. Se for esse o modelo, peça um teto e relatórios de horas por rubrica.
Nos nossos projetos o preço é fechado e não muda a meio do caminho. Quando surge algo novo, fica para uma fase seguinte ou entra com valor acordado antes de se fazer.
Como se paga
O mais comum é pagar por marcos ligados a entregas, não por datas. Uma divisão habitual é 30% no arranque, 40% a meio e 30% na entrega final, e em projetos maiores os marcos acompanham as entregas parciais. Assim, cada pagamento corresponde a algo que já viu a funcionar.
Sinais de alerta antes de assinar
- Uma linha só com o total. Não há forma de comparar nem de negociar âmbito.
- Nenhuma linha de integrações quando o sistema tem de falar com o ERP ou a faturação. Ou ainda não perceberam o trabalho, ou vai aparecer depois.
- Nada sobre quem fica com o código, o alojamento e os dados. Devem ficar em nome da sua empresa, com documentação, para poder mudar de fornecedor sem renegociar nada. Há mais perguntas destas em como escolher quem constrói os sistemas da sua empresa.
- Pagamento total antes de ver qualquer coisa a funcionar.
- Um prazo sem fases. Projetos de software de gestão à medida levam tipicamente entre 8 e 16 semanas. Veja quanto tempo demora um projeto de software à medida para perceber o que é razoável para o seu caso.
Como comparar dois orçamentos
Ponha as propostas lado a lado com as oito rubricas acima e marque, em cada uma, o que está incluído, o que está excluído e o que nem é mencionado. A proposta mais barata é muitas vezes a que tem mais linhas em branco. Some depois três anos de custos recorrentes a cada uma: é esse o valor que de facto vai pagar.
Se uma das alternativas for uma licença mensal em vez de software feito à medida, a conta muda de forma, porque o custo cresce com o número de utilizadores. Comparamos os dois caminhos em CRM à medida ou Salesforce e em ERP à medida ou Primavera, PHC e SAP.
Se quiser uma referência de preços por tipo de projeto, o guia de custos de software à medida tem os intervalos para CRM, ERP, portais e automação, e uma conta simples para comparar com uma licença mensal.
Como fazemos
Antes de qualquer número, há uma conversa de 30 minutos para perceber a operação, os sistemas que usa e onde se perde tempo. Se fizer sentido avançar, em 1 a 2 semanas recebe uma proposta com o âmbito, o prazo e o preço fechado, separada por estas rubricas. Se já tiver um protótipo, traga-o: a proposta diz o que se aproveita e quanto isso desconta. Se as contas não compensarem, dizemo-lo logo na conversa.
O diagnóstico é gratuito e não obriga a avançar. Peça o seu aqui.
