Automação de processos com IA, sobre os sistemas que já usa

Automatizamos o trabalho manual que consome horas à equipa todos os dias: copiar dados entre sistemas, extrair informação de documentos e fazer seguimentos. Sem migrações e sem trocar de ferramentas.

O que muda quando entra IA na automação

A automação clássica funciona bem enquanto tudo é previsível: se acontece A, faz B. Parte no primeiro documento com um formato diferente, no primeiro email escrito de outra maneira, na primeira exceção que ninguém previu. E as exceções são a maior parte do trabalho manual que sobra.

Com IA, o fluxo passa a lidar com entradas que variam: lê uma fatura em qualquer formato, percebe do que trata um email, classifica um pedido pelo conteúdo e não por palavras-chave. As regras do negócio continuam explícitas; o que a IA acrescenta é tolerância à variação.

O que compõe um fluxo

Entrada: documentos, emails, formulários ou registos que aparecem de formas diferentes todos os dias.
Regras: o que é válido, o que exige revisão e o que é exceção, definido convosco e não adivinhado.
Escrita nos sistemas: o resultado entra no ERP, no CRM ou na base de dados que a equipa consulta.

O problema: horas gastas a mover informação de um lado para o outro

Há sempre alguém a copiar valores de um PDF para o sistema, a atualizar uma folha de cálculo que outra pessoa também mantém, a reencaminhar emails para a pessoa certa. Não é trabalho difícil, é trabalho que não acaba, e cresce ao mesmo ritmo que o negócio. Contratar para isso é caro e ninguém quer o lugar.

Sinais de que está neste ponto

Os mesmos dados são escritos duas ou três vezes, em sistemas diferentes, pela mesma pessoa.
Há folhas de cálculo que são a verdadeira base de dados da operação, e só uma pessoa sabe mantê-las.
O fecho do mês depende de alguém juntar informação à mão, e por isso chega sempre tarde.
Já tentaram automatizar, mas o fluxo partia sempre que aparecia um documento fora do formato habitual.

Os processos que compensam primeiro

Escolhemos deliberadamente processos de retaguarda com métrica óbvia: é aí que o retorno aparece mais depressa e é mais fácil de provar.

Financeiro

Extração de dados de faturas e documentos

Faturas, guias e contratos em qualquer formato passam a registos no sistema, validados contra as regras do negócio, com o que está fora do normal assinalado para revisão humana.

Comercial

Atualização do CRM a partir de email

O que se combina por email deixa de depender de alguém se lembrar de registar. O fluxo lê a conversa, atualiza o negócio no CRM e agenda o seguimento.

Operações

Triagem e encaminhamento de pedidos

O que entra por email ou formulário é classificado por assunto e urgência e encaminhado para a pessoa certa, com o que é simples a receber resposta automática.

Gestão

Relatórios sobre dados atuais

Em vez de alguém juntar informação de três sistemas no fim do mês, o relatório é produzido com a periodicidade que definir, e avisa quando um indicador sai do intervalo esperado.

Entre os sistemas que já tem

A automação vive nas juntas entre sistemas, que é precisamente onde as integrações de prateleira costumam não chegar. Ligamos por API quando existe e à medida quando não existe.

Software de gestão português: Primavera, PHC, Sage, Moloni e InvoiceXpress
CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive ou o que tiver à medida
Email, Microsoft 365 e Google Workspace, incluindo caixas partilhadas
Bases de dados internas, folhas de cálculo e ficheiros em rede
Sistemas legados sem API, através de integração à medida

Onde entra a decisão humana

Um fluxo automático que erra em silêncio é pior do que trabalho manual. Por isso o desenho começa por definir o que o sistema decide sozinho e o que não decide.

Cada passo fica registado: o que entrou, o que o sistema decidiu e com que dados.
O que está fora do intervalo esperado é assinalado para revisão em vez de seguir.
As ações com impacto financeiro exigem aprovação humana por defeito.
Quando uma entrada não é reconhecida, o fluxo pára e avisa, em vez de adivinhar.
Dados alojados na União Europeia, com acessos por perfil.

Como se implementa

Um processo de cada vez, escolhido por retorno e não por facilidade técnica.

01
Diagnóstico
Sessão de 30 a 45 minutos, gratuita
Medimos quanto tempo consome hoje cada processo candidato e escolhemos consigo por onde começar. Sai daqui uma estimativa de horas poupadas.
02
Desenho do fluxo
2 a 3 semanas
Mapa do processo tal como é de facto, incluindo as exceções, e definição do que exige revisão humana. Âmbito, prazo e investimento fechados.
03
Construção e testes
4 a 6 semanas
O fluxo entra em produção depois de testado com documentos e casos reais do vosso negócio, com revisão humana nas primeiras semanas.
04
Processo seguinte
Conforme o âmbito
Com o primeiro medido, escolhe-se o próximo. É aqui que faz sentido falar de agentes que ligam vários processos entre si.

Investimento

Referências à partida. O valor exato fecha na proposta, depois do diagnóstico, e não muda a meio do caminho.

Primeiro processo

7.500€ a 15.000€

Um fluxo em produção, ligado a sistemas reais, entregue em 4 a 6 semanas. O valor varia sobretudo com o número de integrações.

Vários processos

15.000€ a 35.000€

Três a cinco fluxos ligados entre si, com painel de acompanhamento e tratamento de exceções.

Acompanhamento

Sob proposta

Os primeiros 3 meses de suporte estão incluídos. Depois, evolução contínua à medida que os processos mudam.

Perguntas frequentes sobre automação com IA

As ferramentas de prateleira ligam bem sistemas populares entre si e resolvem casos previsíveis. Onde costumam falhar é nas exceções e nos sistemas que não têm integração pronta, que é precisamente onde está o trabalho manual que sobra. Aqui o fluxo é construído sobre o vosso processo real, incluindo o que ele tem de irregular.

Não prometemos percentagens antes de conhecer a operação. No diagnóstico medimos quanto tempo o processo consome hoje e fazemos a conta consigo. Se não fechar, dizemos antes de começar. Processos de retaguarda com volume alto costumam ser os que fecham mais depressa.

Muda sempre. O fluxo é construído para ser alterado, com as regras do negócio separadas da mecânica, e a documentação é entregue à vossa equipa. Alterações pequenas conseguem ser feitas internamente; para as grandes, existe contrato de evolução.

Não. A automação trabalha sobre o que já existe e escreve de volta nos mesmos registos que a equipa consulta. Quando o sistema onde o processo tem de correr não existe ou não serve, aí sim propomos construí-lo, mas isso é outro projeto e é dito à partida.

Pára e avisa, em vez de adivinhar. O caso fica numa fila de revisão com o contexto todo, alguém decide, e essa decisão passa a fazer parte das regras. É assim que o fluxo melhora sem alguém ter de o reprogramar de raiz.

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