Uma clínica com 8 especialidades perdia 30% das consultas por faltas de pacientes
Uma clínica de saúde multidisciplinar com 8 especialidades e 22 profissionais enfrentava uma taxa de faltas de 30%, o equivalente a dezenas de consultas desperdiçadas por semana. O agendamento era feito por telefone, a receção estava sobrecarregada e os processos clínicos estavam dispersos por três sistemas diferentes. Este caso mostra como um portal de agendamento inteligente mudou esse cenário.
O Problema
Todo o agendamento era feito por telefone, com uma rececionista a gerir manualmente a agenda de 22 profissionais em 8 especialidades. As sobreposições eram frequentes, os tempos de espera ao telefone afastavam pacientes e a taxa de faltas atingia os 30%, sem qualquer sistema de confirmação automática.
Além disso, a informação clínica estava distribuída entre um software de gestão desatualizado, ficheiros em papel e uma folha de cálculo partilhada. Os profissionais perdiam tempo a procurar históricos e os relatórios de gestão eram preparados manualmente ao final de cada mês.
O Que Fizemos
Desenvolvemos um portal do paciente integrado com o sistema de gestão clínica existente:
- Marcação online 24/7 com disponibilidade em tempo real por especialidade e profissional
- Confirmações automáticas por SMS e email, 48h e 2h antes da consulta
- Lista de espera inteligente: quando um paciente cancela, o próximo na lista é notificado automaticamente
- Painel de gestão com métricas em tempo real: taxa de ocupação, faltas, tempos de espera e receitas por especialidade
- Integração bidirecional com o software clínico existente, sem necessidade de migração
O projeto foi implementado em 8 semanas. Nas primeiras duas semanas, fizemos o diagnóstico e integração com o sistema existente. A receção foi formada na terceira semana e começámos o rollout com duas especialidades antes de expandir para todas.
Os Resultados
Após 3 meses de utilização, os números falam por si:
Quatro em cada cinco marcações são feitas pelo portal, sem intervenção da receção. A equipa foi redirecionada para atendimento presencial de qualidade.
A combinação de confirmações automáticas e lista de espera inteligente reduziu as faltas de 30% para 16,5%.
Com menos faltas e melhor gestão de horários, a clínica passou a atender mais 25% de consultas por semana com a mesma equipa.
O aumento de consultas realizadas e a redução de horas administrativas permitiram recuperar o investimento em apenas 6 semanas.
"O portal de agendamento mudou completamente a dinâmica da clínica. A receção respira, os pacientes gostam da autonomia e nós temos dados fiáveis para gerir o negócio."
Enfrenta um desafio semelhante?
Fale com os nossos especialistas. Analisamos o seu caso e indicamos o impacto que uma solução à medida e IA pode trazer à sua operação.
Outros Casos de Estudo
Explore como ajudámos empresas em diferentes setores.