ERP à medida para construção civil e obra

Orçamentos por obra, autos de medição, subempreitadas e horas de equipa num sistema só, com o custo real de cada frente de trabalho conhecido enquanto ainda dá para agir.

Porque é que a construção não cabe num ERP genérico

Num ERP normal, o centro é o produto ou o cliente. Na construção, o centro é a obra: cada uma tem o seu orçamento, os seus autos, os seus subempreiteiros, os seus prazos e a sua margem. Duas obras do mesmo tipo raramente correm da mesma maneira.

É por isso que quase todas as empresas do setor acabam com o mesmo arranjo: um programa de faturação, um de contabilidade, e o verdadeiro controlo de obra numa folha de cálculo que só uma pessoa sabe manter. Funciona até a empresa ter obras a mais para caber na cabeça dessa pessoa.

O que muda com um sistema desenhado para obra

A obra como centro: orçamento, custos, autos, subempreitadas e horas ligados ao mesmo sítio.
Desvio conhecido a tempo: o custo real por frente de trabalho aparece durante a obra e não no fecho.
Registo no estaleiro: horas, materiais e ocorrências apontados onde acontecem, e não transcritos à noite.

O problema: só se sabe se a obra deu lucro no fim

O orçamento foi feito com um custo previsto. Durante a obra entram trabalhos a mais, subempreitadas que derrapam e horas que ninguém contabilizou direito. Quando as contas fecham, três meses depois, já não há nada a fazer. E a obra seguinte é orçamentada com os mesmos pressupostos, porque o desvio real nunca chegou a ser medido.

Sinais de que está neste ponto

O controlo de custos de obra vive numa folha de cálculo que só uma pessoa consegue manter.
Os autos de medição são preparados à mão, e discutir um com o dono de obra obriga a reconstituir tudo.
As horas das equipas chegam em papel e são transcritas dias depois, com erros.
Só se sabe que uma obra deu prejuízo quando ela já acabou.

O que passa a estar sob controlo

O objetivo não é digitalizar a empresa inteira. É pôr sob controlo o que decide a margem: orçamento contra custo real, medido enquanto a obra ainda decorre.

Orçamentação

Do orçamento ao controlo, sem reescrever

O orçamento aprovado passa a ser a base do controlo de custos, com articulados e capítulos mantidos. Não é preciso alguém reconstruir a estrutura numa folha à parte.

Obra

Custo real por frente de trabalho

Material, mão de obra e subempreitada imputados à obra e à frente à medida que acontecem, com o desvio face ao orçamento visível durante a execução.

Medições

Autos preparados a partir do registo

Os autos de medição saem do que foi executado e registado, com histórico de quantidades e revisões. Discutir um auto deixa de ser um exercício de memória.

Equipas

Horas apontadas no estaleiro

Registo de horas por trabalhador e por frente feito no local, com interface simples, para os custos entrarem no sistema no próprio dia.

Com o que já usa

Não substituímos a contabilidade nem a faturação. Ligamo-nos a elas, para que o controlo de obra e a parte financeira deixem de ser dois mundos separados.

Contabilidade e faturação: Primavera, PHC, Sage e Moloni
Folhas de cálculo de orçamentação existentes, importadas em vez de abandonadas
Plataformas de compras e fornecedores habituais
Aplicações de estaleiro para registo de horas e ocorrências, incluindo em telemóvel
Sistemas de dono de obra que exigem formatos específicos de auto ou de relatório

Continuidade e prova

Num setor onde as discussões contratuais são frequentes, o valor de um sistema está tanto no controlo como na prova que deixa.

Histórico completo de revisões de orçamento, autos e quantidades, com data e autor.
Fotografias e ocorrências associadas à frente de trabalho e à data.
Código, infraestrutura e base de dados entregues à sua empresa.
Dados alojados na União Europeia, com permissões por obra e por perfil.
Documentação técnica e formação incluídas na entrega.

Como se implementa

Começa-se por uma obra piloto, não pela empresa toda. É a única forma de perceber o que o sistema tem de fazer antes de o alargar.

01
Diagnóstico
Sessão de 30 a 45 minutos, gratuita
Percebemos como orçamenta, como controla custos hoje e onde a margem se perde sem se perceber. Sai daqui por onde começar.
02
Levantamento
3 a 4 semanas
Acompanhamento de uma obra real, do orçamento ao auto, com quem faz o trabalho. Protótipo dos ecrãs de estaleiro antes de código.
03
Obra piloto
10 a 16 semanas
Sistema em uso numa obra, a correr em paralelo com o método atual, até os números baterem certo com os da folha de cálculo.
04
Alargamento
Conforme o âmbito
Restantes obras e módulos adicionais, com a equipa já habituada e com o processo validado no terreno.

Investimento

Referências à partida. O valor exato fecha na proposta, depois do levantamento, e não muda a meio do caminho.

Controlo de obra

25.000€ a 45.000€

Orçamento, custos por frente, horas de equipa e integração com a faturação. 10 a 16 semanas.

ERP de obra completo

45.000€ a 90.000€

O anterior mais autos de medição, subempreitadas, compras e aplicação de estaleiro. 16 a 28 semanas.

Evolução

Sob proposta

Os primeiros 3 meses de suporte estão incluídos. Depois, acompanhamento conforme a empresa cresce em número de obras.

Perguntas frequentes sobre ERP para construção

Não. A faturação e a contabilidade ficam onde estão, e ligamo-nos a elas. O que falta na maioria das empresas de construção não é faturar, é saber o custo real de cada obra enquanto ela decorre. É esse o âmbito.

É a parte que mais determina o sucesso. Por isso o registo é desenhado para telemóvel, com o mínimo de toques, e validado com encarregados antes de existir código. Se registar der mais trabalho do que o papel, ninguém regista e o sistema falha.

Sim. Quase todas as empresas orçamentam em folha de cálculo com uma estrutura própria de capítulos e articulados. Essa estrutura é mapeada no levantamento e importada, em vez de obrigar a reescrever tudo.

A obra piloto costuma levar 10 a 16 semanas a estar operacional, depois de 3 a 4 semanas de levantamento. O primeiro sinal útil aparece antes disso: no levantamento é habitual descobrir-se onde a margem se está a perder, mesmo antes de existir sistema.

É o normal no setor, e é precisamente por isso que um produto genérico costuma não servir. O sistema é desenhado para a estrutura de obra ser configurável, e o piloto é escolhido de propósito entre as obras mais complexas, não entre as mais simples.

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